Elektronisches Urkundenarchiv für Notare
Anforderungen an Scan-Systeme für die digitale Verwahrung notarieller Urkunden ab Januar 2022
Notarielle Urkunden sollen ab Januar 2022 gem. §55 Absatz 2 BeurkG auch elektronisch verwahrt werden. Dazu wird das Elektronische Urkundenarchiv für Notare eingerichtet. Die Bundesnotarkammer gibt hierzu allgemeine Anforderungen an ein Scan-System zum Einscannen und zur digitalen Verwahrung von Urkunden vor. Gemäß §56 Absatz 1 BeurkG müssen bei der Übertragung von bestehenden Papierdokumenten in die elektronische Form bestimmte Anforderungen eingehalten werden. Diese beziehen sich sowohl auf Hardware als auch auf Software, wenn beides zur Erstellung von Scans genutzt wird.
Für Notarinnen und Notare bedeutet dies, dass ein solches Scan-System rechtzeitig beschafft und eingerichtet werden muss. Alle neuen Urkunden und Dokumente werden vom Notariat selbst digitalisiert und in der elektronischen Urkundensammlung abgelegt.
Was kann Ihr Scan-System?
Wir haben die notwendigen Anforderungen sowie Empfehlungen nachstehend für Sie aufbereitet. Um Ihren Urkundenscanner auf die Inbetriebnahme des Archivs vorzubereiten, sprechen wir gerne mit Ihnen über die Möglichkeiten zur Nach- und Aufrüstung. Entscheiden Sie sich für einen neuen Dokumentenscanner begleiten wir Sie gerne von der richtigen Auswahl bis zur Installation!
Epson WorkForce DS-970 Dokumentenscanner
1.001,98 €*
Epson WorkForce DS-970 Dokumentenscanner/ Epson ScannerSie möchten Dokumente, so schnell wie möglich erfassen und am richtigen Ort speichern? Dann vertrauen Sie auf den schnellsten Scanner von Epson - der Epson WorkForce DS-970. Mit seinen benutzerfreundlichen Verarbeitungsfunktionen gelingt ein einfaches und effizientes Dokumenten- Management für Ihr Unternehmen. Dieses leistungsstarke Modell kombiniert Ausdauer und benutzerfreundliche Funktionen, die Ihnen die Kontrolle über Ihre Dokumente geben.
>> Bis zu 85 Seiten/ Minute und Dokumenteneinzug für 100 Seiten>> Scannen Sie Medien von 27 bis 413 g/m²
Effiziente DokumentenverarbeitungMit dem Epson DS-970 erhalten Sie einen Scanner, der eine breite Palette an Medien von 27 bis 413 g/m² scannen kann und einen Scan-Modus für lange Papierformate bis 6096 mm aufweist. Im langsamen Modus wird die Geschwindigkeit der Einzugsrollen verlangsamt, so können empfindliche oder beschädigte Dokumente einfach erfasst werden, ohne dass die Größe der Dateien steigt. Durch das aktive Rollentrennsystem werden doppelt eingezogene Dokumente verhindert, wodurch sichergestellt wird, dass jedes Blatt Papier gescannt wird. Auch das Einscannen von schwierigen Medien wie z.B. Umschläge oder Dokumente mit Post-It Notizen gelingt durch Ausschalten der Doppeleinzugserkennung ganz leicht.
Ultimative Leistung
Mit dem Epson WorkForce DS-970 erhalten Sie den schnellsten Epson Scanner für DIN A4-Dokumente - die beste Leistung seiner Klasse. Mit einem automatischen Dokumenteneinzug für 100 Seiten, einer Scangeschwindigkeit von bis zu 85 Bilder/Min. oder 170 Seiten/Min. sowie einer Funktion für fortlaufendes Scannen im automatischen Einzugsmodus erledigt der WorkForce DS-970 große Scanjobs schnell und effizient. Nutzen Sie die Möglichkeit vordefinierter Scanjob- Profile und speichern Sie Ihre Dokumente ganz leicht, mit wenigen Knopfdrücken am richtigen Ort.
PRODUKT DETAILS des Epson WorkForce DS-970:
Sehr schnelles Scannen Dokumenteneinzug für bis zu 100 Seiten und Scangeschwindigkeiten von 85 Bilder/Minute (170 in/min)
Geringe Wartung Aktives Rollentrennsystem, um doppelt eingezogene Dokumente zu verhindern
Integrierter Schutz von Scanvorlagen Ultraschall- und Papierschutzsensoren zum Erkennen von Verarbeitungsfehlern
Optionen zum Flachbettscanner Wählen Sie zwischen dem optionalen Konvertierungs-Kit oder einer Verbindung mit den Modellen WorkForce DS-5500 (A4) oder DS-50000 (A3)
Optionale Netzwerkschnittstelle Ermöglichen Sie das Teilen von Geräten in einer Abteilung. Erstellen Sie vordefinierte Profile für Scanjobs
LIEFERUMFANG des Epson WorkForce DS-970:
Stromkabel
Hauptgerät
Warranty card
Aufstellanleitung
Netzteil
USB-Kabel
Treiber und Hilfsprogramme (CD)
Epson WorkForce DS 730 N Dokumentenscanner
454,10 €*
Epson WorkForce DS 730 N Dokumentenscanner/ Epson ScannerMit dem Epson WorkForce DS 730 N Dokumentenscanner können Sie großvolumige Dokumenten schnell in einem Durchgang erfassen und verwalten. Nutzen Sie zudem das Potenzial eines vernetzten Arbeitsplatzes mit diesem kostengünstigen und hocheffizienten Standalone-Netzwerkscanner.
Gemeinsam nutzen Auf Knopfdruck verschicken Sie die Scans als E-Mail-Anhang oder speichern sie in Ordnern, auf FTP, SFTP, in Cloud-Services oder Microsoft-Anwendungen. Durch das Bedienfeld mit integriertem LCD- Farbdisplay, können Aufträge schnell ausgewählt und Dokumente sofort an den korrekten Zielort gesendet werden. Dadurch werden die digitalen Dateien abteilungs- und filialübergreifend sofort verfügbar.
Hohe LeistungDer Epson WorkForce DS 730 N Dokumentenscanner ermöglicht einen schnellen und einfachen Scann- Prozess. So können Sie Dokumentenstapel mit dem automatischen Dokumenteneinzug für 100 Blatt und einer Scanngeschwindigkeit von bis zu 40 Seiten/ Minute bzw. 80 Bildern/Minute im Duplex scannen.
IntelligentDer Epson WorkForce DS 730 N Dokumentenscanner bietet zusätzlich eine Vielzahl an intelligenten Funktionen inkl. Ultraschallsensoren und Papierschutz. Zudem die Möglichkeit das Ausschalten der Doppeleinzugserkennung und die Verringerung der Walzengeschwindigkeit, ohne die Dateigröße zu erhöhen.
ZuverlässigDurch den Papierschutz, die Doppeleinzugs- und Schmutzerkennung können auch hochwertige digitale Bilder sorgfältig und präzise erfasst werden. Das aktive Rolleinzugssystem und die integrierten Sensoren verhindern den Einzug von mehreren Seiten. Sie sorgen außerdem dafür, dass jedes Blatt präzise eingezogen wird.
PRODUKT DETAILS des Epson WorkForce DS 730 N:
• Standalone-Netzwerkscanner: Nutzen Sie das Potenzial eines vernetzten Arbeitsplatzes• Teilen von Dateien: Mit einem Tastendruck Scans an verschiedenen Zielorten speichern• Zuverlässiges Papiermanagement: Übernehmen Sie die Kontrolle mit Ultraschallsensoren und Papierschutz• Geschwindigkeit ohne Kontrollverlust: Sie haben die Wahl: langsamer Modus oder Einscannen von Dokumenten mit Geschwindigkeiten von bis zu 40 ppm (80 ipm)• Integriertes Display: Einfach zu bedienendes LCD-Farbdisplay mit 1,44 Zoll (3,65 cm)
LIEFERUMFANG des Epson WorkForce DS 730 N:
• Stromkabel• Hauptgerät• Warranty card• Aufstellanleitung• Netzteil• USB-Kabel• Treiber und Hilfsprogramme (CD)
Notwendige Anforderungen
✓ PDF/a ohne Komprimierung
✓ Scannen von Dokumenten mit Mindestauflösung von 300 dpi
✓ Möglichkeit von Farbscans
✓ Verarbeitung von Dokumenten bis DIN A3
✓ Keine Bildveränderung (Begradigung/ automatische Abrundung von Kanten/ etc.)
✓ Betriebshandbuch liegt vor
Empfohlene Anforderungen
✓ Festplattenüberschreibung
✓ Fernzugriffe über Netzwerke blockieren
✓ Zugriffsberechtigung (PIN-Code)
✓ SSL verschlüsselte Üerbtragung
✓ Dokumenteneinzug mit mind. 50 Blatt
✓ Doppeleinzugserkennung
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Technische Voraussetzungen: Um diese App verwenden zu können, benötigen Sie zusätzlich das Dokumentenmanagement-System von d.velop.
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Das Risiko Fristen zu verpassen und damit Kosten zu verursachen, ist im Vertragsmanagement hoch. Mit einer digitalen Vertragsverwaltung gestalten Sie das Fristenmanagement einfach und unkompliziert. Sie werden immer rechtzeitig an alle Termine und an ablaufende Fristen erinnert.
Außerdem entsteht eine lückenlose Vertragshistorie, denn in der digitalen Akte werden sowohl Verträge, wie auch Korrespondenzen, Notizen, E-Mail-Anhänge und weitere relevante Informationen gespeichert.
Funktionen:
Umfassendes Vertragsmanagement
Verträge in der Cloud verwalten mit komplettem Überblick des gesamten Vertragsprozesses.
Alle Informationen an einem Ort
Relevante Informationen können in der Vertragsakte abgelegt und über die Suchfunktion jederzeit aufgerufen werden.
Keine Fristen mehr verpassen
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Datenpflege leicht gemacht
Alle Informationen zu Vertragspartnern und Lieferanten sind im Stammdatenverzeichnis gespeichert. Dieses hat ebenfalls eine automatische Update-Funktion.
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Über das Berechtigungskonzept können Sie Lese- und Schreibzugriff auf alle Verträge in Ihrer Vertragsdatenbank gewähren.
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Die automatisierte Rechnungsverarbeitung verkürzt den Rechnungsprozess und vermindert Fehlerquoten und Doppeltarbeiten. Sie arbeiten Eingangskanalübergreifend und Übergeben die Rechnungen ausgelesen an ein Dokumentenmanagementsystem, SAP, Datev oder eine andere Finanzbuchhaltungssoftware.
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Die monatlichen Kosten ergeben sich aus der Nutzung Ihres Volumens. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot unter Kontakt.
Sie verarbeiten Ihre Eingangsrechnungen noch traditionell in Papier oder mit E-Mails?
Oder Sie setzen vielleicht eine On-Premise-Lösung im eigenen Haus ein in der Sie meist nur das Thema Rechnungsfreigaben digitalisiert haben?
Wie wäre es, wenn Sie die gesamte Rechnungsverarbeitungsstrecke digitalisieren können? Mit einer Erkennungslösung, die die Rechnungen erkennt, liest, an einen Freigabeworkflow im Unternehmen übergibt und dann am Ende sogar die Übergabe an DATEV erledigt.
Performante, effiziente und qualitätsgesicherte Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen, optimale Prozesse im gesamten Rechnungswesen, deutlich verkürzte Durchlaufzeiten eingehender Rechnungen, enorme Kosten- und Zeiteinsparungen sowie spürbare Qualitätsverbesserungen und umfassende Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess.
Warum SmartInvoice als Dienst aus der Cloud?
All diese Vorteile einer automatisierten Rechnungsverarbeitung nutzten in den vergangenen Jahren nur größere Unternehmen mit entsprechend vielen Eingangsrechnungen. Hohe Investitionen in eine teure „On-Premise-Lösung“, enorme Kosten für die erforderliche interne IT und die laufenden Kosten für den Betrieb machten eine Rechnungsverarbeitung im eigenen Haus häufig wenig attraktiv – gerade für Unternehmen mit einem geringeren Rechnungsaufkommen.
Transparente Kosten
Sie zahlen nur, was Sie auch nutzen – nach ihrem tatsächlichen Verbrauch oder über ein Kontingent. Eine seitengenaue Abrechnung sorgt für höchste Flexibilität und maximale Transparenz. Bei deutlich reduzierten Betriebskosten machen Sie sich unabhängig von kurzfristigen Lastspitzen oder IT-Engpässen. Und ganz nebenbei profitieren Sie von enorm verkürzten Projektlaufzeiten und -kosten. In jedem Fall sparen Sie sich aufwändige Investitionen in IT-Infrastruktur und natürlich in Projektierung und Wartung.
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Sicherheit steht bei uns selbstverständlich an erster Stelle. Ihre Daten werden in einem ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet: sicher und vollständig verschlüsselt – vom Eingang der Dokumente bis zum Ausgang der Daten. Die End-to-End-Verschlüsselung aller Daten schließt aus, dass Informationen aus Ihrer Rechnungsverarbeitung in falsche Hände geraten. Sie behalten stets die volle Kontrolle über Ihre Daten!
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Auftragsbestätigungen und Lieferscheine
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Die elektronische Personalakte - alle wichtigen Informationen an einem Ort
In der elektronischen Personalakte können Sie alle Mitarbeiterinformationen strukturierte und sicher ablegen. Außerdem ist es möglich, Aufgaben an verantwortliche Personen zu verteilen, um zum Beispiel das On- bzw. Offboarding von Mitarbeitern zu vereinfachen. Auch die fristgerechte Erledigung ist durch Statusüberwachung und Eskalationsregeln gewährleistet.
Die digitale Personalakte kann durch Erweiterungen ergänzt werden. So kann ebenfalls ein Bewerbermanagement und ein digitaler Urlaubsantragsprozess integriert werden.
Unternehmensgröße nach Mitarbeitern
Preis pro Monat je Mitarbeiter je Produkt
ab 100 (Mindestabnahme)
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Funktionen:
Alle Daten im Überblick
Alle Daten von Mitarbeitern an einem Ort zur Einsicht oder Auswertung
Kategorien einrichten
Sie können die komplette Struktur der elektronischen Personalakte selbst festlegen
Fristen einhalten
Sie werden an Fristen und zu allen Ereignissen rund um Ihre Mitarbeiter erinnert
Software zur Content-Bespielung von Touch Displays
Software zur Content-Bespielung von Touch Displays
-Eine Software, um Ihre Touch Display Stelen und Tische ganz einfach zu bespielen-
Mit unserer Digital Signage Software steht Ihnen ein nützliches Tool zur Verfügung, die dem Nutzer die Pflege seines Contents auf digitalen Touch Displays erleichtert. Der Content von allen digitalen Displays kann von einem Ort aus zentral gesteuert werden.
Bildschirme, Videowalls oder digitale Stelen in unterschiedlichen Größen können mit der Digital Signage Software konfiguriert und bespielt werden. Mehrere Bildschirme können zu einem großen Screen zusammengefasst und im nächsten Moment wieder einzeln bespielt werden.
Die Digital Signage Software ist cloudbasiert. Über einen Browser wird die Software aufgerufen und die User können ihre Player verwalten oder Präsentationen erstellen. Dies funktioniert ohne vorherige Installation und von jedem beliebigen Ort aus. Die vor Ort verbauten Player rufen die Informationen aus der Cloud ab und die Präsentation kann auf den unterschiedlichsten Bildschirmen dargestellt werden. Auch ein Offlinebetrieb ist möglich.
Einfache Usability
Einfach bedienbarer HTML5-Editor
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